Réussir son état des lieux en meublé en 2026 : guide et modèles

Vous vous apprêtez à louer ou à mettre en location un logement meublé ? L'état des lieux est une étape que vous ne pouvez ni ne devez négliger. Ce document, bien plus qu'une simple formalité, constitue la pierre angulaire de la relation entre locataire et bailleur. Il protège les deux parties et prévient la grande majorité des litiges à la fin du bail. Mais comment le réaliser dans les règles de l'art, en particulier avec les spécificités d'un meublé ?

L'état des lieux meublé : une obligation légale incontournable

Depuis l'entrée en vigueur de la loi ALUR du 24 mars 2014, l'établissement d'un état des lieux est devenu obligatoire pour toute location meublée constituant la résidence principale du locataire. Auparavant simplement recommandé, ce document est désormais un élément essentiel annexé au contrat de location.

Son objectif est simple : décrire précisément l'état du logement et de ses équipements à l'arrivée du locataire (état des lieux d'entrée) et à son départ (état des lieux de sortie). La comparaison de ces deux documents permet de déterminer si des dégradations ont été commises durant la période de location.

Que se passe-t-il en l'absence d'état des lieux d'entrée ?
L'article 1731 du Code civil établit une présomption : le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives. Il devra donc le rendre comme tel, sauf s'il peut prouver le contraire. Cependant, la loi ALUR précise que si le bailleur a fait obstacle à la réalisation de l'état des lieux, il ne peut plus se prévaloir de cette présomption.

Ce document doit être établi de manière contradictoire, c'est-à-dire en présence des deux parties (ou de leurs représentants) qui doivent se mettre d'accord sur son contenu.

Les mentions obligatoires pour un document conforme

Pour être valide, l'état des lieux doit respecter un formalisme strict, défini par le décret n°2016-382 du 30 mars 2016. Le document doit être unique, avec des colonnes ou des sections permettant de comparer facilement l'état à l'entrée et à la sortie.

Voici les informations qui doivent impérativement y figurer :

1. Informations générales :
   • Le type d'état des lieux (d'entrée ou de sortie).
   • La date de sa réalisation.
   • L'adresse complète du logement.
   • Les noms et adresses (ou siège social) du bailleur et du locataire.
   • Le cas échéant, les noms et adresses des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux.
2. Description du logement :
   • Pour chaque pièce et partie du logement, une description détaillée de l'état des revêtements : sols, murs et plafonds.
   • Une description précise des équipements mentionnant leur état de fonctionnement : portes, fenêtres, installations électriques, plomberie, système de chauffage, etc.
3. Éléments spécifiques :
   • Le relevé des compteurs individuels de consommation d'eau et d'énergie (électricité, gaz).
   • L'inventaire et la description détaillée du nombre de clés remises, en précisant leur fonction (porte d'entrée, boîte aux lettres, cave, etc.).
4. Mentions spécifiques à l'état des lieux de sortie :
   • La nouvelle adresse du locataire sortant (essentielle pour la restitution du dépôt de garantie).
   • La date de réalisation de l'état des lieux d'entrée.
   • Les évolutions constatées de l'état de chaque élément depuis l'état des lieux d'entrée.

Enfin, le document doit comporter la signature manuscrite ou électronique de toutes les parties (bailleur, locataire, mandataires).

L'inventaire du mobilier : la clé de la location meublée

La grande particularité de la constatation d'état pour un logement meublé réside dans l'inventaire détaillé du mobilier. Il ne s'agit pas seulement de lister les meubles, mais de décrire précisément leur état et leur quantité. Cet inventaire doit être joint à l'état des lieux.

Pour qu'un logement soit qualifié de "meublé", il doit contenir une liste minimale d'équipements, fixée par le décret du 31 juillet 2015.

Le diable est dans les détails

Pour chaque meuble ou équipement, ne vous contentez pas d'un simple "bon état". Soyez précis : "Table en bois, 4 personnes, plateau avec une rayure de 5 cm sur le coin supérieur droit, pied avant gauche légèrement instable". Cette précision évitera toute contestation au départ du locataire. Pensez à tester le fonctionnement de l'électroménager (plaques, four, frigo) et de la robinetterie (eau chaude, pression).

Cet inventaire est crucial pour le bailleur, notamment dans le cadre de la gestion de son activité en LMNP (Loueur en Meublé Non Professionnel). En effet, le mobilier représente un investissement qui doit être suivi et amorti. Le coût de remplacement d'un meuble dégradé par le locataire au-delà de l'usure normale pourra faire l'objet d'une retenue sur le dépôt de garantie, mais la justification de cette retenue dépendra directement de la qualité de cet inventaire.

Le déroulement pratique de l'état des lieux d'entrée et de sortie

La procédure, bien que simple en apparence, demande de la rigueur et de la méthode. Elle se déroule en deux temps forts : à la remise des clés et à leur restitution.

Le principe du contradictoire : une étape collaborative

L'état des lieux doit être "contradictoire", ce qui signifie qu'il est réalisé conjointement par le locataire et le bailleur (ou leurs représentants respectifs). Les deux parties parcourent le logement ensemble, pièce par pièce, et s'accordent sur les termes employés pour décrire l'état de chaque élément.

Si l'une des parties ne peut être présente, elle peut mandater une personne de son choix (un proche, un agent immobilier) en lui fournissant une procuration écrite et signée. En cas de désaccord persistant, l'une ou l'autre des parties peut faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier). Dans ce cas, les frais sont partagés par moitié entre le locataire et le bailleur.

L'état des lieux d'entrée : la photographie initiale

Ce moment coïncide généralement avec la remise des clés. Il est primordial de prendre son temps et d'être exhaustif.

Conseils pour un état des lieux d'entrée réussi :

• Prenez des photos : Des photos datées et annexées au document constituent des preuves irréfutables. N'hésitez pas à photographier les détails (une fissure, une tache, une rayure).
• Testez tout : Ouvrez les fenêtres, tirez la chasse d'eau, allumez les plaques de cuisson, vérifiez la pression de l'eau chaude.
• Soyez précis : Utilisez un vocabulaire clair (neuf, bon état, état d'usage, mauvais état) et ajoutez des commentaires si nécessaire.

Le locataire dispose d'un délai de 10 jours calendaires après la signature de l'état des lieux d'entrée pour demander une modification ou un complément. Ce délai est étendu au premier mois de la période de chauffe pour les éléments concernant le système de chauffage.

L'état des lieux de sortie : le bilan final

Au départ du locataire, un nouvel état des lieux est réalisé en comparant point par point la situation avec le document d'entrée. C'est à ce moment que sont constatées les éventuelles dégradations. Le locataire doit rendre le logement vide de ses effets personnels et propre.

Modification de l'état des lieux de sortie

Contrairement à l'état des lieux d'entrée, la loi ne prévoit aucun délai pour modifier un état des lieux de sortie une fois qu'il est signé. Si le propriétaire découvre une dégradation après le départ du locataire, il lui sera très difficile de prouver que celle-ci est imputable à l'ancien occupant si elle n'a pas été notée sur le document. La vigilance est donc maximale lors de cette dernière étape.

Le résultat de cette comparaison a un impact direct sur la restitution du dépôt de garantie. Le propriétaire dispose d'un délai de :

• 1 mois pour restituer le dépôt de garantie si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée.
• 2 mois si des dégradations sont constatées et justifient une retenue.

Vétusté vs. Dégradations : comment faire la différence ?

C'est le point de friction le plus courant. Le propriétaire ne peut pas imputer au locataire l'usure normale du logement et de ses équipements, c'est ce qu'on appelle la vétusté. Une peinture qui jaunit avec le temps ou une moquette qui s'use dans un lieu de passage relèvent de la vétusté.

En revanche, un trou dans un mur, une moquette brûlée ou un éclat sur un lavabo sont des dégradations imputables au locataire.

Pour objectiver cette distinction, les parties peuvent convenir dès la signature du bail d'utiliser une grille de vétusté. Ce document définit une durée de vie théorique pour chaque équipement et un taux d'abattement annuel. Ainsi, si un canapé d'une durée de vie de 10 ans est détruit par le locataire au bout de 5 ans, le bailleur ne pourra lui facturer que 50 % de sa valeur à neuf.

Ces réparations, lorsqu'elles incombent au propriétaire ou qu'elles sont refacturées au locataire, doivent être suivies avec attention. Pour un bailleur LMNP, savoir quelles sont les charges déductibles des revenus locatifs est essentiel pour optimiser sa fiscalité. Les frais de remise en état liés à la vétusté sont par exemple des charges, tout comme les frais de remplacement de mobilier.

Modèles d'état des lieux meublé à télécharger (PDF et Word)

Pour vous simplifier la tâche et garantir que votre document est conforme à la législation en vigueur, il est fortement conseillé d'utiliser un modèle type. Ces formulaires pré-remplis listent l'ensemble des points à vérifier pièce par pièce.

Que vous louiez un studio ou un grand appartement, ces modèles s'adaptent et vous assurent de ne rien oublier, de la description des murs à l'inventaire complet du mobilier.

En somme, l'état des lieux d'un logement meublé est un acte fondateur qui sécurise la relation locative. En y consacrant le temps et l'attention nécessaires, aussi bien à l'entrée qu'à la sortie, bailleur et locataire s'assurent une tranquillité d'esprit et préviennent les conflits. C'est un petit investissement en temps pour un grand bénéfice mutuel.